- A partire dall’annualità 2023-2024 la MeA Scuola Civica di Musica si è dotata di un sistema digitale di Registro delle lezioni allo scopo di semplificare la procedura di monitoraggio delle assenze e delle presenze, eliminare la carta dal processo amministrativo e rendere più rapidi i calcoli di presenza e di firma dei docenti.
- Questa breve Guida fornisce le istruzioni necessarie per usare il semplice Registro Digitale che per ovvie ragioni va compilato con massima puntualità – in tempo reale o comunque non oltre il giorno della lezione tenuta – e con dati rispondenti alla realtà.
- Il monitoraggio dei contenuti, delle firme e della frequenza è effettuato costantemente dalla Segreteria che è adesso in grado di intervenire nel caso di allievi che si assentano per periodi di tempo eccessivamente lunghi, di estrapolare rapidamente le ore di presenza dei docenti e in futuro diverse altre operazioni.
#1. Accesso
Tutti i docenti della MeA Scuola Civica di Musica hanno ricevuto via email un link univoco che consente l’accesso diretto al proprio Registro Digitale.
Si consiglia di mettere il link tra i Preferiti del proprio browser.
Nel caso il link al Registro fosse stato smarrito, lo si può richiedere nuovamente alla Segreteria via email: segreteria@scuolacivicamea.it
#2. Dispositivi
Il Registro Digitale può essere visionato, compilato e consultato da qualsiasi dispositivo collegato a internet.
Si consiglia tuttavia caldamente la navigazione attraverso un tablet, un laptop (PC portatile) o un PC fisso per la completa visualizzazione dei contenuti e per limitare errori in fase di compilazione.
Nel caso si desiderasse utilizzare il Registro Digitale da uno smartphone, è caldamente consigliata la visualizzazione con il dispositivo posizionato orizzontalmente, come nell’immagine sottostante.
#3. Software o programmi
L’uso del Registro Digitale non necessita di alcun genere di programmi o di app da installare. È sufficiente aprire il link ricevuto via email per visualizzarlo e compilarlo.
#4. Fogli
Il Registro Digitale è diviso in tre Fogli attivabili dalla parte bassa dello schermo:
Per attivarne uno occorre farci clic sopra col mouse o toccare lo schermo in caso di Tablet o Smartphone.
I tre Fogli sono:
- Presenze Allievi
Consente di inserire presenze, assenze e ritiri di allievi; - Firme Docente
Consente di inserire le fasce orarie di presenza del docente per le ore di lezione tenute; - Link Utili
Sono elencati link utili per interagire con la direzione e/o la segreteria nonché moduli di vario utilizzo; - Legenda valori registro
Riepilogo dei parametri usati in fase di compilazione.
#5. Inserire assenze o presenze
- Per prima cosa attivare il Foglio PRESENZE ALLIEVI facendo clic sulla voce.
- Posizionare il mouse sulla casella che incrocia il nome dell’allievo e la data della lezione. Per esempio, qui sotto viene evidenziata la casella della lezione del 9 novembre dell’allieva Silvia Verdi.
- Quando la casella è selezionata, viene rilevata con la modifica del bordo che viene messo in evidenza.
- A questo punto, a seconda della frequenza dell’allieva al corso:
- PREMERE P sulla tastiera per inserire una PRESENZA
- PREMERE A sulla tastiera per inserire una ASSENZA
- Alla pressione della lettera P o della lettera A, il contatore di Assenze o Presenze posto sulla destra del Registro si aggiornerà automaticamente.Per esempio, inserendo l’assenza a Silvia Verdi per il 9 novembre, il contatore delle Assenze si aggiornerà così:
- IMPORTANTE: L’aggiornamento di PRESENZE e ASSENZE degli allievi è una operazione che va svolta in tempo reale, nel corso della giornata lavorativa, proprio come si farebbe con un registro cartaceo.
In caso di impossibilità temporanea o in casi di forza maggiore, è possibile effettuare una operazione di aggiornamento unica anche a lezioni terminate ma l’aggiornamento va effettuato tassativamente entro la giornata.
#6. Firma del docente
- Per prima cosa attivare il Foglio FIRME DOCENTE facendo clic sulla voce.
- Per ciascuna presenza del docente occorre inserire:
- L’orario di entrata
- L’orario di uscita
- Posizionare il mouse sulla casella in corrispondenza della data nella quale si sono tenute le lezioni facendoci clic sopra o toccando lo schermo nel caso di tablet o smartphone.
- La casella è selezionata quanto il suo bordo viene evidenziato come nell’immagine sottostante:
- A questo punto, con l’ausilio della tastiera, digitare l’ora di ingresso nel formato OO:MM dove
- OO sono le ORE
- MM sono i MINUTI
- Per esempio, se le lezioni sono iniziate alle tre e venti del pomeriggio, si scriverà 15:20. (Si presti attenzione ai DUE PUNTI che devono obbligatoriamente separare le ore e i minuti)
- La stessa operazione va effettuata per l’orario di uscita.
- Quando si è correttamente compilata l’ora di ingresso e di uscita, nella colonna accanto verrà totalizzato l’impiego orario giornaliero e mensile.Qui sotto un esempio del Prof. Pinco Pallino che ha fatto lezione il 9 novembre dalle 15:20 alle 18:15
- Gli unici valori modificabili dal docente in questa fase sono le caselle di orario di Ingresso e di Uscita. Tutte le altre caselle sono destinate ad un uso amministrativo e non vanno modificate per nessuna ragione.
- IMPORTANTE: La firma di presenza del docente (orario di ingresso e di uscita) è una operazione che va svolta prima di uscire dalla sede, proprio come si farebbe con un registro cartaceo.
In caso di impossibilità temporanea o in casi di forza maggiore, è possibile effettuare l’operazione di firma successivamente ma si tratta di una operazione che va effettuata tassativamente entro la giornata.
#7. Ritiro dell’allievo
- Nel caso del ritiro dal Corso di un allievo (procedura a carico dell’Allievo o della Famiglia in caso di minore da completare in Segreteria nei modi che saranno descritti all’intera utenza) è necessario che il docente segnali sul registro lo status di allievo ritirato dal Corso.
- Per farlo, occorre selezionare sul registro, sulla riga dell’allievo, la data del ritiro comunicata al docente dalla Segreteria proprio come se si inserisse una Presenza o una Assenza.
- A questo punto premere la lettera R sulla tastiera per segnare il ritiro dell’allievo. Alla pressione della lettera R le successive lezioni dell’allievo ritirato vengono segnate in rosso.Ecco nell’immagine sottostante un esempio del ritiro dell’allievo Roberto Neri il giorno 11 gennaio:
#7. Correzioni
- Le presenze, le assenze e i ritiri degli allievi possono essere corretti in ogni momento premendo il tasto CANC sulla tastiera ed eliminando il contenuto della apposita cella.
#8. Modifica delle date del Calendario
- Per modificare una data del Calendario (posticipare o anticipare), occorre inoltrare una richiesta con non meno di tre giorni lavorativi di anticipo sulla data da modificare a Direzione e Segreteria esclusivamente attraverso questo modulo online.
- Nella richiesta va indicata la data del recupero o dell’anticipo precedentemente accordata con tutti gli allievi che prenderanno parte alla giornata di lezioni.
- Sarà cura del Docente segnalare agli allievi la nuova data della lezione. La modifica del registro sarà operata entro 2 giorni lavorativi dalla accettazione della modifica.